Berater Registrierung: Das erwartet BAfA-Berater bei der Listung

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAfA) fördert qualifizierte Unternehmensberatung. Damit Ihre Klienten BAfA-Zuschüsse nutzen können, ist eine Listung als BAfA-Berater Voraussetzung. Wie Sie sich listen können und welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, erfahren Sie hier.

Wie läuft die Listung für BAfA-Unternehmensberater ab?

Um BAfA-Berater zu werden, müssen Sie zuerst offiziell zugelassen werden. Um Ihre Zulassung zu erhalten, verlangt das BAfA Nachweise Ihrer Beraterfähigkeiten. Zum einen geht es dabei um Formalia, andererseits sind Referenzen gefragt. Der Ablauf ist wie folgt:

• Sie leiten die Registrierung beim BAfA ein, indem Sie dort ein Profil anlegen. Dabei geben Sie Namen, Adresse sowie weitere Formalia an.
• Sie erhalten eine Bestätigungsmail, auf die Sie innerhalb einer festgesetzten Frist reagieren müssen. Andernfalls verfällt Ihre Anfrage.
• Sie laden in Ihr angelegtes Profil Ihre Nachweise vollständig hoch. Dazu gehören die Beratererklärung, Ihr Lebenslauf, der Nachweis Ihrer unternehmerischen Tätigkeit und ein Qualitätsnachweis, auch QM-Handbuch genannt.
• Sind die Unterlagen in Ordnung, wird das BAfA Ihr Profil vom Status „nicht gelistet“ in den Status „gelistet“ ändern. Einer geförderten Beratung steht damit nichts mehr im Wege.

Warum BAfA-Berater werden?

Berater mit Listung beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle können Unternehmen im Zusammenhang mit dem Programm zur „Förderung unternehmerischen Know-hows“ beraten, so der Titel des Zuschussprogramms. Ihre Beratungsleistung wird somit bezuschusst, das bedeutet, dass Ihr Klient nicht den vollständigen Betrag Ihrer Rechnung bezahlen muss, sondern nur einen Teil. Die Zuschussquote variiert zwischen 50 und 90 Prozent in Abhängigkeit vom Firmensitz des beratenen Unternehmens, dem Beratungsgegenstand und dem Status des beratenen Unternehmens (z. B. Existenzgründer, Unternehmen in der Krise, etabliertes Unternehmen). Zweitweise war für von der Corona-Krise betroffenen Unternehmen eine Vollfinanzierung des Beratungshonorars möglich. Doch dieser Topf ist inzwischen ausgeschöpft (Stand Mai 2020).

Die finanziellen Vorteile der Beratungskunden sind auch ein Vorteil für Sie als BAfA-Berater. Denn mit diesem Fördermittel eröffnen Sie sich die Chance, neue Kundengruppen zu erschließen. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Existenzgründer
• Einzelunternehmer
• kleine Unternehmen
• kostenbewusste etablierte Unternehmen

Sie beraten mit Cashback vom Staat und haben damit einen geldwerten Türöffner für neue Kunden in der Hand. Ihre Kunden profitieren vom Zuschuss und Sie steigern Ihren Umsatz: Das ist Consulting with benefits für alle Beteiligten.

Potenzielle Zuschussempfänger kennen das Programm oft nicht

Der Unternehmerzuschuss existiert schon seit vielen Jahren. Es ist ein etabliertes Instrument, um Firmen mit Know-how zu versorgen, damit sie langfristig am Markt konkurrenzfähig arbeiten können. Aus diesem Grund ist das Programm mehrfach nutzbar, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Der Staat will einen Anreiz schaffen, damit sich KMU Experten ins Haus holen, die durch ihre Fachexpertise zielgerichtet unterstützen können.

Beispiel: Ein traditionelles Schmuckgeschäft in einer Kleinstadt will mit einem Onlineshop das Angebot erweitern. Eine strategische Marketingberatung hilft dabei, den richtigen Ansatz und die richtige Ausrichtung zu finden. Die Kosten der Strategieberatung liegen bei 3.000 Euro. Das Uhrengeschäft erhält einen Zuschuss von 50 Prozent in Höhe von 1.500 Euro.

Das Problem: Viele kleine Unternehmen wie das Uhrengeschäft haben keine Kenntnis von dem Programm. Sie wissen nicht, dass der Staat sich an der fachlichen Unterstützung, beispielsweise durch einen strategischen Marketingberater, beteiligen würde. Es liegt an Ihnen, Ihren Kunden den Vorteil des seriösen Zuschussprogramms vor Augen zu führen.

Ohne Beratungsbericht kein Zuschuss

Nach abgeschlossener Beratung müssen Sie einen Beratungsbericht anfertigen, der zum einen für Ihre Klienten ist und zum anderen dem BAfA vorgelegt werden muss. Anhand des Beratungsberichts beurteilt das BAfA die Förderfähigkeit Ihrer Beratung. Dazu legt sie bestimmte Kriterien an, die zu erfüllen sind. Dazu gehört zum Beispiel die strategische Ausrichtung Ihrer Beratungstätigkeit, die dem Unternehmen bei der Zielerreichung hilft. Bei unseren Arbeitshilfen finden Sie eine Vorlage eines Beratungsberichts inklusive Praxisbeispiel, der Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Dokuments hilft. Sie können anhand des Leitfadens entweder Ihre eigene Beratung strukturieren bzw. die wesentlichen Informationen aus Ihrer laufenden Beratung entsprechend der Anforderungen des BAfA herausfiltern und erfassen. Berücksichtigen Sie den Leitfaden bereits im Zuge der Beratung entsprechend, ist die abschließende Berichterstellung weniger zeitaufwendig.

Wichtig: Der Zeitaufwand für die Berichterstellung ist nicht förderfähig! Deshalb ist es ratsam einen möglichst effizienten Bearbeitungsprozess zu etablieren.

Welche Anforderungen müssen BAfA Berater erfüllen?          

Wie Sie erfahren haben werden nur Beratungen von registrierten Beratern zugelassen. Sie müssen Ihre Befähigung spätestens nachweisen, wenn die Beratung Ihres Pilotkunden abgeschlossen ist und der Beratungsbericht eingereicht werden muss. Mehr Sicherheit haben Sie allerdings, wenn das BAfA schon vorher Ihren Status bestätigt hat. Damit die erforderliche Beraterregistrierung möglich ist, muss der Berater selbst einige Voraussetzungen erfüllen:

• Der Berater muss selbstständig tätig sein. Mit „selbstständig“ ist gemeint, dass er im Rahmen der Beratung nicht weisungsgebunden handelt. Berater in einem Unternehmen, die ihre Klienten selbstständig betreuen, können ebenfalls gelistet werden. Die Listung erfolgt dann über das Unternehmen, welches ebenfalls die Mindestanforderungen des BAfA erfüllen muss.
• Der Berater bzw. das Beratungsunternehmen muss seinen überwiegenden Umsatz (über 50 Prozent seines Gesamtumsatzes) aus der Unternehmensberatertätigkeit generieren.
• Der Berater muss befähigt sein, die Tätigkeit auszuführen.
• Der Berater muss die notwendige Zuverlässigkeit besitzen, um die Tätigkeit auszuführen.
• Der Berater muss die Beratung richtlinienkonform durchführen.
• Der Berater muss einen geeigneten Qualitätsnachweis erbringen, um den ordnungsgemäßen Ablauf zu garantieren.

Der Qualitätsnachweis ist ein Handbuch, das die Organisation und die Prozessabläufe in der Firma zeigt. Hieraus muss außerdem hervorgehen, wie die Qualität der Beratungsleistung gewährleistet wird. In den Arbeitshilfen finden Sie eine Vorlage zum Qualitätsnachweis inklusive Beispiel, anhand derer schon zahlreiche Berater und Beratungsunternehmen Ihren Nachweis gegenüber dem BAfA erbracht haben.

BAfA-Zertifizierung oder BAfA-Listung?                                                                  

Umgangssprachlich werden BAfA-Berater oft auch als „zertifizierte Berater“ bezeichnet. Diese Bezeichnung ist allerdings irreführend. Schließlich erhält niemand, der für die BAfA-Förderprogramme als Berater zugelassen ist, ein Zertifikat. Stattdessen erfolgt lediglich eine Listung über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle.

Beraterregistrierung im Screencast ansehen                                                           

Damit eine BAfA-Listung erfolgt, müssen Sie Ihre Registrierung als Berater über das BAfA-Portal auf den Weg bringen. Schauen Sie sich dazu auch unseren Screencast an, den Sie in den Arbeitshilfen abrufen können.

Fazit: Erst registrieren, dann beraten

Es ist zu empfehlen, zuerst die Listung auf den Weg zu bringen und danach mit der Beratung anzufangen. Solange Sie nicht sicher wissen, ob Ihre Registrierung erfolgreich verlaufen wird, können Sie Ihren Klienten nicht versprechen, dass für Ihre Beratungsleistung der Zuschuss fließt.

Allerdings ist es dennoch möglich, ohne bestätigte Listung beim BAfA Klienten zu beraten. Sie müssen spätestens mit Einreichung des Beratungsberichts zum Nachweis einer erfolgten, richtlinienkonformen Beratung alle erforderlichen Nachweise erbringen, die das BAfA benötigt, um Sie zu listen. Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg!